A partire dal mese di gennaio 2019, in base alla Legge 205/2017, diventerà obbligatorio l’utilizzo della fattura in formato elettronico anche per le operazioni intercorse tra soggetti privati e non più solo per quelle intercorse tra privati con la Pubblica Amministrazione, come finora accadeva.

Riepiloghiamo i punti fondamentali di questa importante novità:

Cos’è una fattura elettronica?

• La fattura elettronica di cui parliamo non è una fattura che viene inviata o trasmessa al cliente in formato PDF o JPG, bensì una fattura emessa ed inviata in formato XML, un tracciato ministeriale standardizzato;
• Necessita di un apposito software per la compilazione;
• Deve essere firmata digitalmente, quindi bisogna disporre di una smart card con apposito lettore o di una business key;
• La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso la piattaforma Web della Agenzia delle Entrate SDI (sistema di interscambio), un gestore della Pubblica Amministrazione che riceve le fatture dalle aziende emittenti, effettua un controllo tecnico-formale e le invia ai rispettivi destinatari.
• La trasmissione può avvenire sia ad opera del soggetto obbligato all’emissione, sia per il tramite di un intermediario. I soggetti passivi (anche tramite intermediari) possono comunicare all’Agenzia, mediante apposito servizio di registrazione, l’indirizzo telematico presso il quale intendono ricevere i documenti elettronici. Esso è costituito da una PEC o da un “codice destinatario”.
• Le fatture elettroniche devono essere conservate con modalità informatiche stabilite per legge per dieci anni (da ricordare l’apposizione delle marche temporali) o in house o in outsourcing mediante operatori autorizzati, in modo da garantirne la validità legale nel tempo.

Le fatture tradizionali, cioè quelle cartacee o in formato digitale (pdf, word, Excel, ecc.), stampate su carta intestata e secondo un layout di proprio gradimento, potranno continuare ad essere utilizzate, ma solo al fine di dare avviso ai propri clienti dell’avvenuta emissione della fattura elettronica, che sarà l’unico formato ad avere valore legale.

Una fattura creata e trasmessa in modo diverso (es. formato cartaceo o non trasmessa mediante il Sistema di Interscambio) viene considerata non emessa con conseguente irrogazione delle sanzioni pecuniarie ex art.6,comma 1 D.Lgs.n.471/1997.

Chi sono i soggetti obbligati alla emissione della fattura elettronica?

Sono obbligati alla emissione della fattura elettronica tutti i soggetti IVA (imprese e liberi professionisti) operanti sul territorio nazionale e con riferimento ad operazioni svolte nei confronti di imprese e liberi professionisti (settore B2B) e nei confronti di privati consumatori (B2C). Nel caso di una fattura emessa nei confronti di un privato cittadino, il cedente/prestatore deve consegnare direttamente al cessionario/committente una copia informatica o analogica della fattura elettronica, comunicandogli contestualmente che il documento è messo a disposizione dal Sistema di Interscambio.

Chi è escluso dall’obbligo della emissione della fattura elettronica?

Non obbligati alla emissione della fattura elettronica sono tutti gli imprenditori ed i liberi professionisti che adottano un regime speciale (minimi, forfetari ecc.) e gli agricoltori in regime di esonero (volume d’affari max. 7.000,00 Euro). In base alle ultime novità che sono state inserite tra gli emendamenti approvati nel percorso di conversione del Dl 119/2018, sono esonerati tutti gli operatori sanitari tenuti all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria ricompresi nell’elenco contenuto all’ articolo 3 del Dlgs 175/2014 e, quindi, aziende sanitarie locali, aziende ospedaliere, istituti di ricovero e cura a carattere scientifico, policlinici universitari, farmacie pubbliche e private, presidi di specialistica ambulatoriale, strutture per l’ erogazione delle prestazioni di assistenza protesica e di assistenza integrativa, altri presidi e strutture accreditati per l’ erogazione dei servizi sanitari e iscritti all’ Albo dei medici chirurghi e degli odontoiatri oltre a professionisti sanitari quali psicologi, veterinari, infermieri, tecnici radiologi, ostetrici, nonché ottici. Sport dilettanti Le associazioni sportive senza scopo di lucro affiliate alle federazioni sportive nazionali o agli enti nazionali di promozione sportiva che svolgono attività sportive dilettantistiche che hanno optato per il regime speciale Iva e imposte dirette di cui alla L 398/1991: sono esonerate dall’obbligo della fattura elettronica a condizione che, nel periodo d’ imposta precedente hanno conseguito dall’esercizio di attività commerciali proventi per un importo non superiore a 65mila euro; devono, nel caso i cui i predetti proventi siano superiori a 65mila euro, assicurare che i loro committenti o cessionari soggetti passivi d’ imposta emettano per loro conto la fattura elettronica

Come si riceve una fattura elettronica?

Le fatture elettroniche potranno essere ricevute dal destinatario in tre diverse modalità, tramite PEC, tramite hub o software di mercato (utilizzando un codice di identificazione rilasciato dalla software-house) modalità consigliata, oppure tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando il servizio gratuito sul portale Fatture e Corrispettivi. In tutti e tre i casi le e-fatture verranno ricevute in formato xml e saranno recapitate al canale telematico indicato nella fattura una volta superati i controlli del Sistema di Interscambio (SdI).

La Fattura elettronica: fasi e procedure da seguire

Premesso che le fasi in cui si articola il processo di fatturazione elettronica sono:

1. Redazione in formato XML
2. Invio al Sistema di Interscambio
3. Ricezione fatture elettroniche fornitori
4. Conservazione dei documenti emessi e ricevuti in modalità conformi

Per ottemperare ai nuovi obblighi in tema di fatturazione elettronica l’impresa ed il libero professionista potranno seguire una delle seguenti tre procedure:

1. Utilizzare il software dell’Agenzia delle Entrate, previa iscrizione al proprio cassetto fiscale, soluzione consigliata agli operatori che emettono un numero limitato di fatture nel corso dell’anno.
2. Organizzare tutte le fasi sopra elencate con la propria software-house, soluzione consigliata per le aziende che provvedono autonomamente alla tenuta della contabilità mediante un proprio software gestionale.
3. Aderire a piattaforme software di software-house accreditate quali intermediari all’Agenzia delle Entrate che offrono una soluzione online per la creazione, invio e ricezione delle fatture elettroniche.

Lo Studio è a disposizione per supportare al meglio l’avvio di questo adempimento con un confronto individuale in modo da valutare insieme la migliore soluzione.